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Interested in working in an international aviation organisation? You’ve come to the right place!

EUROCAE is hiring an Office Manager & Administrative Assistant (F/M/D) to support our day-to-day operations, handle and nurture relationships with clients and suppliers and support the office team in creating and maintaining a safe and pleasant workplace. In addition, this job has some exciting additional tasks, e.g. in support of our members. If you are passionate about contributing to the development of new standards for aviation, you may have just found your new job.

We look forward to receiving your application in English or French, including a detailed CV and a meaningful letter of motivation.  Please send your application, indicating “Candidacy OM2023” in the subject line, to recruitment@eurocae.net.

I - Organisational context 

EUROCAE is the leading European organisation for developing standards for international civil aviation. It was established in 1963 and is a non-profit association under French Law.  

EUROCAE develops high-quality, internationally recognised and worldwide applicable aviation standards, which are built upon the expertise of more than 4500 highly skilled experts nominated by EUROCAE´s 450+ European and global members. Members include, but are not limited to, European and international equipment and airframe manufacturers, regulators, civil aviation authorities, air navigation service providers and airports.  

EUROCAE standards are referenced by all major European and international regulators and are therefore actively contributing to safe, efficient and sustainable aviation.  

The standards are developed by over 50 Working Groups (WGs). To enhance global harmonisation, many EUROCAE Working Groups are working in close cooperation with our partner organisations, such as RTCA or SAE. 

II - Position

We’re looking for an Office Manager & Administrative Assistant, who who will be expected to provide strong, reliable support for operations by ensuring day-to-day office efficiency, maintaining common areas, organizing relevant procedures and looking after workplace safety.

The ideal candidate has excellent organizational skills and a personable disposition to keep us thriving, and a natural flexibility in handling day-to-day routines as well as unexpected situations. This person will also help us achieve organizational efficiency by nurturing a positive, inclusive work environment.

A - Functional links 

This position reports to the EUROCAE Director General, and has frequent interactions with the entire EUROCAE Secretariat team, governing bodies, EUROCAE members, partners and clients.

B - Job holder responsibilities 

The responsibilities allocated to this position cover the following main areas:

Office management

• Manage day-to-day office activities as main point of contact in reception area (when needed)
• Provide support, e.g., scheduling appointments, meetings, and events; booking travel; managing expenses; maintaining file systems; Screen and direct phone calls and manage incoming/outgoing correspondence; updating contacts database; …
• Oversee and maintain office equipment for uninterrupted function, identify needs and supplies, manage vendor relationships, and coordinate food deliveries when requested
• Welcome visitors to the office and handle the main phone lines
• Coordinate internal and external resources, and cultivate relationships with vendors; manage relevant contracts
• Respond to requests and questions about office operations
• Ensure office efficiency by maintaining common areas, organizing workflows
• Manage all aspects of space/infrastructure planning (e.g., meeting room setups; changes to workstations); maintaining the office equipment in line with the needs of staff members and visitors
• Managing safety at the workplace: checking and maintaining compliance with relevant health and safety requirements and contributing to office improvements

Support to member administration

• Information of potential members on membership and WG activities
• Assistance to candidate members for registration purposes
• Managing participants accounts
• Checking financial data

Support to governing bodies

• Preparing working papers for the Council meetings
• Preparing supporting documentation and voting material for the General Assembly
• Updating the formalities with the French authorities

Support to DG

• Provides high-level support and assistance to the Director General
• Receiving incoming communication, screening and distribution contents to appropriate staff.
• Drafting letters, memos, invoices, reports, and other documents as required.
• Making travel arrangements / expense reports, handling calendar, organizing reports,…

Other duties

• Quality management system: maintaining assigned procedures and related documentation; acting as internal auditor
• Support to Communication activities: Annual Report, Broadcast magazine, NEWSblog, …
• Support to Training
• Preparing and organising or contributing to specific EUROCAE events, such as EUROCAE Symposium, workshops and other events as necessary  
• Assisting the Director General and team in other matters, as necessary.

III - Qualifications, Experience, Skills and Personal Qualities 

A Eligibility criteria 

• A level of education which corresponds to completed high-school studies; 

OR 

• Professional training to an equivalent level in a relevant domain plus adequate professional experience 

Five or more years of experience in office management

B Specific competences and skills 

• Extremely proficient with Microsoft Office Suite or similar software with the ability to learn new or updated software. Ability to use conference automation systems, publication and social media tools.
• Excellent written, communication and negotiation skills in English and French. Another EU language is an asset.
• Strong time-management and people skills, high degree of flexibility, and excellent multitasking ability
• Proficiency with office applications, and aptitude for learning new software and systems
• Ability to maintain confidentiality of company information
• Excellent verbal and written communication skills.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines.
• Ability to function well in a high-paced and at times stressful environment.
• Extensive knowledge of office administration, clerical procedures, and recordkeeping systems.
• Expected to travel occasionally (1-2/year) and to work in an international and multicultural environment.

IV Summary of conditions of employment 

The Office Manager & Administrative Assistant is a full-time position, based in the Paris region (France). 

The selected candidate will be expected to start with EUROCAE asap.

V Application requirements 

Motivated to actively contribute to the future of aviation? We look forward to receiving your application in English or French, including a detailed CV and a meaningful letter of motivation. 

Please send your application, indicating “Candidacy OM2023” in the subject line, to recruitment@eurocae.net.

We are actively recruiting for this role and reserve the right to close this advertisement at any time.

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Intéressé/e par la possibilité de travailler dans une organisation aéronautique internationale ? Vous êtes arrivé/e au bon endroit!

EUROCAE recrute un Office Manager & Administrative Assistant (F/M/D) pour faciliter le fonctionnement quotidien, gérer et entretenir les relations avec les clients et les fournisseurs et soutenir l'équipe du bureau dans la création et le maintien d'un lieu de travail sûr et agréable. De plus, ce travail comporte des tâches supplémentaires passionnantes, par ex. en soutien à nos membres. Si contribuer à l'élaboration de nouvelles normes pour l'aviation vous passionne, vous venez peut-être de trouver votre nouvel emploi.

Référence : EUROCAE OM2023

I Contexte organisationnel

EUROCAE est la principale organisation européenne pour l'élaboration de normes pour l'aviation civile internationale. Elle a été créée en 1963 et est une association à but non lucratif de droit français.

EUROCAE développe des normes aéronautiques de haute qualité, internationalement reconnues et applicables dans le monde entier, qui s'appuient sur l'expertise de plus de 4500 experts hautement qualifiés nommés par les plus de 450 membres européens et mondiaux d'EUROCAE. Les membres comprennent, mais sans s'y limiter, les équipementiers et avionneurs européens et internationaux, les régulateurs, les autorités de l'aviation civile, les fournisseurs de services de navigation aérienne et les aéroports.

Les normes EUROCAE sont référencées par tous les principaux régulateurs européens et internationaux et contribuent donc activement à une aviation sûre, efficace et durable.

Les normes sont élaborées par plus de 50 groupes de travail (GT). Pour renforcer l'harmonisation mondiale, de nombreux groupes de travail EUROCAE travaillent en étroite collaboration avec nos organisations partenaires, telles que RTCA ou SAE.

II  Position

Nous recherchons un Office Manager & Administrative Assistant, qui devra fournir un soutien solide et fiable aux opérations en assurant l'efficacité quotidienne du bureau, en entretenant les espaces communs, en suivant les procédures pertinentes et en veillant à la sécurité au travail.

Le/la candidat/e ideal/e possède d'excellentes compétences organisationnelles et une disposition personnelle pour nous permettre de prospérer, ainsi qu'une grande polyvalence dans la gestion des activités quotidiennes ainsi que des situations inattendues. Cette personne nous aidera également à optimiser notre activité en favorisant un environnement de travail positif et inclusif.

A Liens fonctionnels

Ce poste relève de la directrice générale (DG) d'EUROCAE et a des interactions fréquentes avec l'ensemble de l'équipe du secrétariat d'EUROCAE, les organes de gouvernance, les membres d'EUROCAE, les partenaires et les clients.

B Responsabilités du poste

Les responsabilités attribuées à ce poste couvrent les principaux domaines suivants:

Gestion de bureau

• Gérer les activités quotidiennes du bureau en tant que principal point de contact à la réception (si nécessaire)
• Fournir un soutien administratif, par exemple, planifier des rendez-vous, des réunions et des événements ; réservation de voyages ; gérer les dépenses ; maintenir les systèmes de fichiers ; filtrer et diriger les appels téléphoniques et gérer la correspondance entrante/sortante ; mise à jour de la base de données de contacts ; …
• Superviser et entretenir l'équipement de bureau pour un fonctionnement ininterrompu, identifier les besoins et les fournitures, gérer les relations avec les fournisseurs et coordonner les livraisons de nourriture sur demande
• Accueillir les visiteurs au bureau et gérer les principales lignes téléphoniques
• Coordonner les ressources internes et externes et cultiver les relations avec les fournisseurs ; gérer les contrats pertinents
• Répondre aux demandes et aux questions sur les opérations du bureau
• Assurer l'efficacité du bureau en maintenant les espaces communs, en organisant les flux de travail
• Gérer tous les aspects de la planification de l'espace/de l'infrastructure (par exemple, la configuration des salles de réunion ; les modifications apportées aux postes de travail …); entretenir le matériel de bureau en fonction des besoins des membres du personnel et des visiteurs
• Gérer la sécurité sur le lieu de travail : vérifier et maintenir le respect des procédures pertinentes en matière de santé et de sécurité et contribuer à l'amélioration des bureaux

Soutien à l'administration des membres

• Information des membres potentiels sur l'adhésion et les activités des GT
• Assistance aux membres candidats à des fins d'inscription
• Gestion des comptes des participants
• Vérification des données financières

Soutien aux organes de gouvernance

• Préparation de documents de travail pour les réunions du Conseil
• Préparer les documents justificatifs et le matériel de vote pour l'Assemblée générale
• Mise à jour des formalités auprès des autorités françaises

Autres fonctions

• Système de gestion de la qualité : maintenir les procédures assignées et la documentation associée ; agir à titre d'auditeur interne
• Appui aux activités de Communication : Rapport Annuel, Magazine Broadcast, NEWSblog, …
• Appui aux activités de Training
• Préparer et organiser ou contribuer à des événements EUROCAE spécifiques, tels que le symposium EUROCAE, des ateliers et d'autres événements si nécessaire
• Assister la DG et l'équipe dans d'autres domaines, au besoin

III Qualifications, expérience, compétences et qualités personnelles

A Critères d'éligibilité

• Un niveau d'études correspondant à des études secondaires complétées;

OU

• Formation professionnelle de niveau équivalent dans un domaine pertinent et expérience professionnelle adéquate
• Cinq ans ou plus d'expérience en gestion de bureau

B Compétences et aptitudes spécifiques

• Excellente maitrise de Microsoft Office Suite ou d’un logiciel similaire et bonne capacité d'apprentissage de nouveaux logiciels ou leurs mises à jour. Aisance pour l’utilisation de systèmes d'audioconférence, des outils de publication et de médias sociaux.
• Excellentes aptitudes à la rédaction, à la communication et à la négociation en anglais et en français. Une autre langue de l'UE est un atout.
• Solides compétences en gestion du temps et en relations humaines, degré élevé de flexibilité et excellente capacité multitâche
• Maîtrise des applications bureautiques et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
• Capacité à maintenir la confidentialité des informations de l'entreprise
• Excellentes compétences de communication verbale et écrite.
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
• Excellentes compétences en gestion du temps avec une capacité avérée à respecter les délais.
• Capacité à bien fonctionner dans un environnement trépidant et parfois stressant.
• Connaissance approfondie de l'administration de bureau, des procédures s et des systèmes de tenue de dossiers.
• Voyages occasionnels (1-2/an) et travail dans un environnement international et multiculturel

IV Résumé des conditions d'emploi

L'Office Manager & Administrative Assistant est un poste à temps plein, basé en région parisienne (France).

Le/a candidat/e sélectionnée pourra commencer avec EUROCAE dès que possible.

Candidatures

Motivé/e à contribuer activement au futur de l'aviation ? Nous attendons avec impatience de recevoir votre candidature en anglais ou français, y compris un CV détaillé et une lettre de motivation significative.

Merci d'adresser votre candidature, en indiquant « Candidature OM2023 » en objet, à recrutement@eurocae.net.

Nous recrutons activement pour ce poste et nous nous réservons le droit de fermer cette annonce à tout moment.